A partir del año de 1996 se crea la ley #167 que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos. Además, en el año 2003 al nacer el Plan Estatal de Gobierno (PEG) para el Estado de Sonora, el Eje Rector No. 5 del citado documento establece la transparencia y rendición de cuentas como uno de sus objetivos. Así mismo, destaca como principios del gobierno la legalidad, honestidad, responsabilidad, eficiencia, transparencia y la vocación de servicios.
En el mes de febrero de 2005, en cumplimiento al PEG 2003 – 2009, se promulga la Ley 156 que regula la Transparencia y el Acceso a la Información de la Administración Pública Sonorense. A partir del año antes mencionado, en la Secretaría de Educación y Cultura (SEC) se inician una serie de acciones cuyo objetivo es facilitar la transparencia, el acceso a la información, la administración y gestión documental.
En primer lugar, se realiza un diplomado en materia de archivo para integrantes de la Alta Dirección de la SEC. El Sistema de Gestión de Calidad inicia su implementación en la dependencia el año 2005, en este sistema, se establece como una de las acciones de mejora la creación de un Sistema Integral de Archivo (SIA). En el año de 2006 se organiza un Diplomado en Archivo para mandos medios, con el objetivo de preparar al recurso humano que formarán parte de la red de responsables y enlaces de archivo, en las diferentes unidades administrativas.
En el mes de julio de 2006 se presenta el anteproyecto; además, el mes de enero de 2007 se presenta el proyecto para la construcción del (SIA) para la SEC ante el Secretario en turno, iniciando con ello su creación y desarrollo.
La función del SIA es coordinar la administración de archivos de la dependencia de manera integral, con criterios únicos para todas las Unidades Administrativas, con ello se logra el análisis de la información y control documental, buscando el desarrollo del sistema, para que cubra las necesidades actuales, así como la guarda de evidencias del quehacer de la función pública que impacta en la sociedad, y una vez terminada su función de evidencia pasa a formar parte del patrimonio cultural, sin perder de vista la secuencia del pasado.
Para diseñar, implementar y administrar el proceso se creó la Dirección del Sistema Integral de Archivo, que coordina la operación del Archivo de Concentración, la Subdirección de Mensajería y el Archivo Histórico.
La Dirección del Sistema Integral de Archivo depende de la Dirección General de Administración y Finanzas, la cual a su vez es dependiente de la Subsecretaria de Planeación y Administración para proporcionar servicio a todas las Unidades Administrativas de la SEC, en el caso de las Unidades Regionales, se coordinarán por medio de la Dirección General de Servicios Regionales.
La organización archivística de la SEC es con base en las funciones y los asuntos que de estas se derivan, lo que se refleja en el Cuadro de Clasificación Documental, diseñado en acuerdo a las especificaciones de los lineamientos del ITIES.
La estructura general de Dirección del Sistema Integral de Archivo, cuya función es la correspondiente a la Coordinación de Archivo según se menciona en Capitulo X artículo 30 de los lineamientos del ITIES, cuenta con Enlaces y Responsables de archivo de trámite, en cada una las Direcciones Generales de la Dependencia por cada una de las respectivas áreas, nombrados por el Titular de cada Unidad Administrativa.
Las políticas y procedimientos que componen el SIA, son de aplicación general y obligatoria para todas las Unidades Administrativas que componen a la SEC, constituyéndose en un documento de consulta para el personal que produce, usa, maneja y resguarda los documentos, soporte para la inducción del personal de nuevo ingreso y consulta, para los órganos fiscalizadores tanto internos como externos.
En el año 2021 se conforma la integración del Grupo Interdisciplinario en materia de archivos, cuyo objetivo es coadyuvar en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de cada serie documental y que, en conjunto conforman el catálogo de disposición documental.